Кадровое делопроизводство с нуля: профессионально, оперативно, недорого.
Предприниматель, взявший на работу пару наемных работников, уже должен вести кадровый учет. Такая перспектива обычно приводит в ужас начинающего бизнесмена. И понятно почему. Правовых нюансов в кадровом делопроизводстве много. И за каждую ошибку контролирующие органы наказывают. Не случайно на эту работу обычно берут юриста или опытного бухгалтера.
Можно справиться и самостоятельно, но тогда заниматься основным бизнесом будет некогда. Поэтому лучше всего поручить кадровый учет отдельному специалисту. В идеале бухгалтеру, так как объем кадровой работы в ИП или ООО не так велик, чтобы привлекать кадровика. Хорошей альтернативой является аутсорсинг, когда узкий специалист ведет несколько предприятий. Такой подход позволяет привлекать работника высшей квалификации. Чтобы иметь возможность выбрать хорошего бухгалтера/кадровика или компанию-аутсосера, предприниматель должен сам ориентироваться в кадровом вопросе.
Что необходимо знать для ведения кадрового учета
Для грамотного ведения кадрового делопроизводства потребуется:
1. Изучить трудовой кодекс. В будущем придется постоянно отслеживать изменения в законе.
2. Познакомиться с правилами делопроизводства.
3. Изучить инструкции по заполнению и хранению трудовых книжек.
4. Скачать формы первичной отчетности Госкомстата, необходимые кадровику.
5. Познакомиться со сроками и правилами хранения документации.
С чего следует начать
1. Приобретаем необходимую правовую литературу или доступ к программе, позволяющей изучать последние версии правовых актов. Чаще всего специалисты выбирают Консультант Плюс или Гарант. Важно не забыть оформить подписку на обновления законодательства, что позволит избежать многих ошибок.
2. Определяем перечень документов и регистров, которые необходимо вести. Кадровый учет большинства предприятий включает в себя: приказы; журнал регистрации приказов; трудовые договоры; штатное расписание; карточки работников, где указываются данные об образовании, трудовом стаже и т.п.; правила трудового распорядка; книга регистрации трудовых книжек; табель; положение о защите персональных данных работников; график отпусков; учредительные документы, если они предусмотрены законом; коллективный договор и др.
3. Выбираем подходящее программное обеспечение, исходя из потребностей предприятия. Наиболее распространенным решением является 1С. Программа рассчитана в первую очередь на бухгалтеров, поэтому не является наилучшей для кадровика, но имеет свои преимущества. Во-первых, не придется выгружать данные из продукта, где ведется кадровый учет, в 1С Бухгалтерию. Во-вторых, большинство специалистов знают 1С в силу ее распространенности. В третьих, для узкоспециализированного продукта нередко трудно найти обслуживающую компанию/специалиста, а с бухгалтерской программой таких сложностей точно не будет, в силу ее распространенности.
4. Оформляем директора приказом. Заявление о приеме на работу руководитель не пишет. Вместо него составляется протокол. Если директор является одновременно владельцем фирмы, то он сам ставит подпись под протоколом. Если есть другие владельцы/совладельцы, то документ подписывает каждый из них.
5. Составляем штатное расписание. Документ представляет собой перечень должностей с указанием размера оплаты труда. Обычно данный документ подписывает главбух и кадровик, а утверждает руководитель. Должен быть издан приказ о вступлении в силу документа. Первое штатное расписание подписывает только руководитель, так как остальные сотрудники еще не приняты на работу.
6. Разрабатываем правила трудового распорядка. Составление данного документа требует высокой квалификации, так существует обширная правовая база, защищающая права работников. Нарушение указанных прав или отсутствие самого распорядка ведет к штрафным санкциям. Причем штрафы довольно крупные.
Трудовой распорядок обычно утверждает общее собрание общества. Это должно быть отражено в уставе. Но прежде чем утвердить распорядок, его следует согласовать с представительным органом работников. Если документ разрабатывается впервые, и на работу еще не приняты сотрудники, то на нем делается запись о том, что на дату утверждения представительного органа работников на предприятии нет. После укомплектования штата, работники должны быть ознакомлены с распорядком под подпись (роспись).
7. На основании типового трудового договора разрабатываем собственный.
8. Назначаем приказом лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек. До приема на работу персонала в этой роли может выступать только руководитель, приказ о назначении которого уже есть.
9. Издаем приказы о приеме на работу на основании заявлений работников и трудовых договоров. Делаем записи в трудовых книжках, регистрируем последние в журнале и т.д.
Кадровый учет ИП
Законодательно для ИП не установлен упрощенный кадровый учет. Как следствие, формально предприниматель должен проводить такую же работу, как ООО или ОАО.
В трудовом кодексе под физлицом понимается человек, привлекающий работника для помощи по хозяйству, т.е. не в целях коммерческой деятельности. Бизнесмен же, зарегистрированный как ИП без образования юрлица, приравнивается к организациям со всеми вытекающими отсюда последствиями. ИП должен заключать коллективный договор, вести журнал регистрации трудовых книжек, издавать приказы, при необходимости заключать с работником договор о материальной ответственности, оформлять на работника медицинский полис и т.п.
По закону ИП и ООО, численность работников которых не превышает 15 человек, относятся к микропредприятиям. Они имеют право отказаться от ведения некоторых документов и регистров без риска штрафных санкций. Таким образом, ИП и небольшие ООО могут не иметь правил трудового распорядка, графика сменности, положений о премировании и об оплате труда и т.п. Полный перечень в законе не отражен. Поэтому в случае проверки предприниматель или уполномоченный работник должен аргументированно объяснить инспектору, почему та или иная форма не ведется. При этом обязательно все необходимые условия, правила и нормы, которые обычно отражаются в вышеуказанных документах, должны быть указаны в трудовом договоре с работником.
Ответственность за ошибки в кадровом делопроизводстве
Неверно составленный кадровый документ чаще всего нарушает чьи-то права. А за нарушение прав работников работодателя наказывают очень строго, даже если произошло это неумышленно. Большая часть нарушений попадает по ст.5.27 КоАП.
Незначительное нарушение трудового законодательства наказывается штрафом от одной тыс. руб. до пяти тыс., если к ответственности привлекается предприниматель или наемный работник. Если санкции накладываются на предприятие, то их размер составляет 30-50 тыс. Повторное нарушение ведет к штрафу 10-20 тыс. для физлиц и от 50 до 70 тыс. для юрлиц. При этом, допустивший ошибку, работник может быть дисквалифицирован на 1-3 года.
Неоформленные по закону работники обойдутся в 10-20 тыс. руб. физлицу и в 50-100 тыс. юрлицу. При повторном выявлении предприниматель может быть оштрафован на 30-40 тыс., юрлицо - на 100-200 тыс. Работник, повторно допустивший подобное, дисквалифицируется, гражданин подвергается штрафу в размере 5 тыс. руб.
Нарушение правил хранения документов (архивирования) также приведет к штрафным санкциям: 100-300 руб. для граждан, 300-500 руб. для должностных лиц.
Это не полный перечень штрафных санкций, которым могут быть подвергнуты работники, предприниматели и предприятия. Нюансов очень много. Поэтому нужно быть готовым к тому, что некомпетентность обойдется дорого.
Избежать множества проблем поможет опытный персонал. Чтобы не принимать на полный рабочий день дорогого специалиста, можно воспользоваться аусорсингом. Главное выбрать надежную компанию и заключить грамотный договор оказания услуг.
