Онлайн сервис для ведения бухучета: преимущества и недостатки
Дорогие и громоздкие бухгалтерские программы рассчитаны на крупные предприятия. А что же делать ИП и небольшим ООО? Работа в нелицензионной 1С, неприспособленной под специфику предприятия и имеющей кучу ошибок, малоэффективна и мучительна. Неужели вести учет в тетрадях, прописывать формулы в Экселе или рисовать таблицы в Ворде? Конечно, нет. Альтернатива существует. Просто не все о ней знают. Оптимальное решение для небольшого бизнеса - это ведение бухгалтерии онлайн.
Онлайн сервис для ведения бухгалтерии: как это работает
Бухгалтерия онлайн - это набор форм и отчетов, позволяющий автоматизировать учет, кадровый, бухгалтерский и налоговый. Напечатав платежные поручения, сразу, за пару щелчков мышью, можно получить отчет о сумме расхода. Ничего не нужно складывать на калькуляторе и вычитать. По такому же принципу формируется отчетность в налоговые органы и фонды.
Среди наиболее популярных онлайн сервисов для бухгалтерии можно выделить:
1. 1С:БизнесСтарт. Этот облачный сервис обладает не меньшими возможностями, чем стационарный продукт, и даже имеет расширенные функции - отправку отчетов по интернет. Ресурс не рассчитан на крупные предприятия. Максимальное число рабочих мест составляет 5. При этом количество фирм, которое может открыть один пользователь, не ограничено. Ресурс оптимален для начинающих предпринимателей. Разработчик данного сервиса также предлагает бизнесменам классическую 1С Бухгалтерию в облаке. В рамках последнего формата пользователям предлагается лишь 14 дней бесплатного обслуживания, вместо 30, предусмотренных для пользователей системы 1С:БизнесСтарт, но функциональные возможности шире.
2. Контур. Эльба. Рекомендуется предпринимателям и предприятиям на ЕНВД и УСН. Имеет приятную особенность - доступ с любого устройства. Сервис рассчитан на работу смартфонов на Андроид и iOS. Среди достоинств также можно выделить круглосуточную техподдержку и хорошие инструкции, объясняющие новичкам, как работать в программе. С данным сервисом предприниматель имеет шанс подготовить отчет самостоятельно, не прибегая к помощи бухгалтера.
3. Контур. Бухгалтерия. Ресурс для ведения учета ИП или ООО на ЕНВД, УСН или УСНО, но с небольшим штатом, до 100 чел. Сервис не рассчитан на работу с/х предприятий. Он не подойдет фирмам с особыми условиями труда (вредными). Есть и другие ограничения. Поэтому если ваш бизнес требует специфичного учета, то без привлечения бухгалтера не обойтись, так как ресурс, как и почти все онлайн сервисы, не рассчитан на нетиповые задачи.
4. Небо. Сервис, позволяющий полностью автоматизировать учет и отчетность. Работа и просмотр данных доступны как с компьютера, так и со смартфона.
Какой из ресурсов подойдет именно для вашего бизнеса, зависит от специфики работы предприятия. Стоимость услуг указанных порталов приблизительно одинакова.
Чтобы убедиться, что данный ресурс вам подходит, нужно для начала протестировать демо-версию. Ее упрощенный функционал не даст возможности полноценно работать, но позволит сориентироваться в возможностях продукта, а также заполнить первичные документы при необходимости.
Онлайн сервис без бухгалтера
Вести учет на указанных онлайн порталах можно как самостоятельно, так и с помощью аутсорсинговой компании. Бухгалтер аутсосера избавит от необходимости изучать инструкции по заполнению документов, искать ошибки в учете, волноваться, так как несет полную ответственность за работу. При этом все учетные данные будут доступны в любой момент времени, в любом месте, где есть доступ к интернету. Стоимость ведения бухгалтерии вместе с оплатой услуг портала составит меньшую сумму, чем возьмет хороший бухгалтер. Но в отличие от наемного работника, оказывающего услуги по трудовому договору, наша компания дает гарантию качества оказываемых услуг.
Смена онлайн сервиса
Если сервис не понравился или не подошел, его можно заменить на другой с сохранением базы данных.
Учет текущего ресурса выгружается на компьютер пользователя и при необходимости загружается обратно. Основные документы и отчеты распечатываются и хранятся в архиве предприятия, а остатки вносятся в новую онлайн систему. Процедура перехода занимает совсем немного времени.
Преимущества онлайн бухгалтерии
1. Экономичность. Работа в онлайн бухгалтерии обойдется гораздо дешевле, чем покупка полноценного продукта. В абонентскую плату также входят услуги программиста - техподдержка. Как следствие, предприятие будет избавлено от расходов на обслуживание программы: установка, переустановка, обновление, настройка, устранение ошибок. Для работы потребуется только:
- компьютер небольшой мощности;
- базовое программное обеспечение, которое по закону продается вместе с компьютером;
- доступ в интернет.
2. Программное обеспечение для ведения учета доступно с любого компьютера в любое время. Для подготовки отчета не нужно ехать в выходные в офис. Все можно сделать дома. Если срочно понадобились данные, всегда можно войти в интернет с телефона и посмотреть требуемую информацию.
3. Онлайн ресурсы, кроме самого учета, предоставляют возможность сдачи отчетности в онлайн режиме. Предприятия, ведущие учет в 1С Бухгалтерия на собственных компьютерах, обычно приобретают на платной основе доступ к подобному сервису.
4. Ресурс информирует о необходимости сдачи отчетности и уплате налогов в соответствии с текущим законодательством. Поэтому предпринимателю не нужно тратить время на отслеживание изменений в законодательстве.
5. На сервисе всегда своевременно обновляются бланки документов, поэтому предпринимателю не придется самостоятельно искать необходимые формы, проверять их актуальность, а потом переделывать отчет, если вдруг скачанный/купленный бланк оказался устаревшим.
Недостатки онлайн сервисов бухгалтерского учета
Онлайн сервис, как и любую другую программу, нужно контролировать. Иначе возможны ошибки. Некоторые ресурсы, как например 1С:Бухгалтерия, предлагают возмещение вреда при неправильном расчете налога. Но расчет налога - не единственная ошибка, которая может постигнуть неопытного пользователя. Поэтому лучше ведение учета все же доверить профессионалу.
Никто не застрахован от опечатки в первичном документе, но опытный бухгалтер, в отличие от начинающего предпринимателя, сможет обнаружить ошибку, сопоставив данные. Кроме того, онлайн программы не рассчитаны на специфичные условия работы предприятия, поэтому нужно знать законодательство, чтобы корректно заполнить форму. Это особенно важно, если у фирмы есть наемные работники. Сложность для новичка также представляет оценка обоснованности тех или иных расходов при применении системы «Доходы - расходы». Поэтому пускаться в самостоятельное «плавание», не имея под рукой как минимум опытного консультанта, неразумно.
Предприниматели часто опасаются пользоваться онлайн сервисом для ведения бухгалтерского учета, так как беспокоятся о сохранности конфиденциальной информации. В действительности опасения напрасны. Опасность сильно преувеличена. При работе с онлайн сервисом риск кражи информации ничуть не выше, чем при ведении учета на стационарном компьютере, подключенном к интернету. Кроме того, неподключенный к глобальной паутине компьютер может быть украден вместе с данными. Сотрудники, имеющие доступ к данным, в случае конфликта способны на месть. Этот список можно продолжать до бесконечности. Реальная опасность утраты конфиденциальности настолько мала, что ее не стоит рассматривать всерьез. В то время как выгоды очевидны. Ходить с отчетом в ИФНС и стоять в очереди в банке с квитанцией в 21 веке также странно, как добровольно отказаться от мобильного телефона и навигатора.
Выбор аутсосера, который поможет вести учет, нужно производить, исходя из готовности нести ответственность за свою работу. При этом нужно очень внимательно отнестись к условиям договора. Соглашение предпринимателя и аутсосера - это не простая формальность. Это залог качества услуги. Тщательно изучайте договор, чтобы не пополнить ряды пользователей, пишущих отрицательные отзывы о ведении бухгалтерии онлайн, только потому, что выбрали недобросовестного аутсосера.
